Autor: Carla Eternum

El pasado viernes 24 de noviembre, desde Eternum Events organizamos un acto para los trabajadores de una empresa de Lleida, que partía de una sola indicación inicial:

¡Organizar una fiesta temática!

Nuestra reacción instantánea fue clave: motivación activada de cero a cien en cuestión de milésimas de segundo. En este artículo, os dejamos con las ventajas y algunos ejemplos de fiestas temáticas que puedan sorprender a los asistentes, creando una experiencia única, diferente y memorable.

Hablemos del concepto y de las ventajas!

Un evento temático es el que se basa en una idea o ambientación específica, que sirve como hilo conductor para todo el acto. Desde la decoración hasta la comida, pasando por la música, vestuario, actividades… Todo está adaptado y pensado en el tema escogido. Estos actos tienen muchas ventajas, tanto para los anfitriones como para los invitados:

• Aporta una atmósfera especial
• Crea un ambiente único que inmediatamente integra a los asistentes a la experiencia.
• Desafía a los asistentes a pensar de manera creativa, que genera conversaciones interesantes y momentos inolvidables en el entorno laboral.
• Involucra a todo el mundo, de manera activa, participando con su vestimenta o actividades temáticas. Esto añade emoción y diversión a la fiesta.
• Es una manera de hacer memorable el evento. Los invitados suelen recordar más fácilmente los eventos que destacan y ofrecen actividades únicas.

¿Quieres algunas ideas? Sigue leyéndonos:

• Fiesta de Hollywood: Esta temática es perfecta para una noche llena de sofisticación y elegancia. Los invitados podrán vestirse de la forma más elegante y sentirse como auténticas estrellas de cine, mientras disfrutan de un ambiente con luces brillantes y decoraciones al estilo Hollywood.
• Fiesta de los años veinte con un auténtico cabaret: Esta temática es ideal para los amantes de la música, el baile y la diversión. Se puede recrear el ambiente de los años 20 con decoraciones plumas, vestidos ambientados, sombreros, cigarros de época… Los invitados pueden disfrutar de un espectáculo de cabaret con música en vivo y baile.
• Fiesta de Cirque du Soleil: Es perfecta para los amantes de las acrobacias, el arte y la creatividad. Se puede crear un ambiente de circo con carpas, luces, globos y confeti.
• Musicales: Una fiesta temática de algún musical es una forma divertida y original de celebrar un evento. Ambientar tu fiesta con la música, la decoración, el vestuario y las actividades relacionadas con ese musical.

Ahora ya no tenéis excusa para no hacer vuestra fiesta temática. En #EternumEvents siempre buscamos la manera de impresionar a nuestro cliente, ¿os ayudamos a hacerlo posible?

A partir de nuestra experiencia organizando múltiples congresos, y muchas veces aprendiendo base de prueba y error, creemos que hemos descubierto las claves para hacer que tu congreso destaque entre los demás y los asistentes no se olviden de él. A continuación, os dejamos nuestros consejos.

Celebrar el congreso en un espacio distinto al habitual puede ser una forma de hacer que tu evento sea más original, creativo y memorable. Un espacio distinto puede estimular los sentidos, la imaginación y la curiosidad de los asistentes. Os dejamos por aquí un secretito, y es que a veces, el espacio hace el evento.

Pero, ¿qué tipo de espacio distinto puedes elegir para tu congreso? Hay muchas opciones posibles, dependiendo del tema, del presupuesto y de la disponibilidad. Os animamos a que penséis out of the box y os planteéis cualquier tipo de espacio, aunque parezca no-convencional… Desde museos, parques al aire libre o castillos, lo importante es que elijas un espacio que sea coherente con el tema de tu congreso, que sea accesible para los asistentes y que te permita cumplir con los objetivos de tu evento.

Si no tenemos la oportunidad o los recursos para mover todo el congreso a un espacio novedoso, podemos externalizar alguna parte del congreso como, por ejemplo, el Welcome Reception, algún taller práctico o la cena de bienvenida.

En Eternum Events, por ejemplo, organizamos el Welcome Reception de los EMYA 2023 en la terraza mirador 360º arriba del ayuntamiento de Barcelona, acompañado de una cena cocktail y una DJ que ambientó todo el momento.

Otro ejemplo que podemos compartiros desde Eternum Events es el “Congreso Puerto Sostenible” que organizamos en Bilbao, coordinando también la cena de Gala en el Museo Guggenheim de Bilbao, un espacio emblemático que sorprendió a todos los asistentes.

Si nos adentramos a la estructura del congreso, destacaríamos que las ponencias de una hora o dos de duración han acabado. La nueva tendencia es hacer ponencias de 30-45 minutos. De esta forma, nos aseguramos de darle más dinamismo al congreso. Esto nos permitirá tener más ponentes, tener más tiempo para hacer otro tipo de actividades o bien, añadir más pausas (que también son muuuy necesarias).

Para que tu congreso sea más original, lo que debemos hacer es utilizar formatos innovadores para las presentaciones. Los formatos tradicionales, así como las ponencias, las mesas redondas o los paneles de expertos pueden resultar aburridos o monótonos para los asistentes. Es por eso, que puedes optar por formatos más dinámicos y atractivos como las charlas TED, las presentaciones Pecha Kucha (presentaciones rápidas con un mensaje claro y directo), las entrevistas en vivo, las demostraciones prácticas, etc. Estos formatos te permitirán captar la atención de los asistentes, generar debate y provocar emociones.

Otra idea diferente e innovadora es el Visual Thinking. Se trata, tal y como nos explica la experta Elena Urizar “de una técnica de representación gráfica utilizada para crear síntesis visuales en conferencias, talleres y reuniones. Escucha atentamente, identifica lo importante, la esencia de lo que se está tratando, mientras crea resúmenes visuales en directo, que contienen imágenes y texto que simbolizan lo que el ponente explica”.

Además, para mantener la originalidad del congreso, te proponemos incorporar actividades lúdicas que rompan la rutina y fomenten la participación y la interacción de los asistentes. Estas actividades pueden ser talleres, juegos, concursos, dinámicas de grupo, espectáculos, visitas guiadas, etc. Lo importante es que las actividades estén relacionadas con el tema del congreso y que aporten valor añadido a los asistentes, así creando un espacio para el networking.

Otro ejemplo es el paseo en barco por la ría de Bilbao que incorporamos como actividad lúdica después del primer día de congreso, tanto ponentes como asistentes tuvieron acceso a esta actividad.

No se trata de cambiar radicalmente la estructura del congreso, sino, simplemente de buscar un equilibrio entre lo tradicional e innovador.

Por último, no queremos dejar de lado los elementos sorpresa, como pueden ser regalos, sorteos, reconocimientos, invitados inesperados, etc. De esta forma, conseguiremos captar la atención del público. ¡Ah! No os olvidéis del merchandising del kit del congresista. Sed creativos e intentad dar algún detalle diferente a los que se dan en todos los eventos y que se adapte a la temática y valores de tu congreso.

Si habéis llegado hasta aquí, estamos seguras de que ya tenéis un poco más claro cómo hacer que vuestro congreso se diferencie de los demás. Y si, aun así, necesitáis un poco más de orientación, ya sabéis con quién contactar 😉 ¡Estaremos encantadas de ayudaros!

Otros sectores vinculados al nuestro, como son el marketing y la publicidad, reconocen la relevancia de la creatividad, y todos los que nos dedicamos a la organización de eventos somos también conscientes de la necesidad que esta tiene en todo el proceso previo al acto.

Como bien sabemos, un acto es efímero y lo que buscamos en todo momento es que nuestros asistentes recuerden de una forma especial nuestro evento. Por eso, cada vez más, le damos la importancia que se merece a la creatividad experiencial.

¿Cómo lo hacemos?

Diseñando propuestas interactivas que involucren a los asistentes. Aprovechando todos los recursos que nos aporta el espacio. Planteando entretenimientos dentro de la experiencia global del mismo acto. Creando una escenografía que siga un hilo conductor de principio a fin. Pensando siempre en los colores y valores corporativos.

Entre otros.

“La creación de experiencias es uno de los puntos más importantes del briefing”

Para poder llegar a tener un buen plan estratégico y organizativo, debemos validar el realismo de cualquier idea y ver hasta qué punto podemos hacerla posible. A veces, algunos detalles como el tiempo de montaje y/o presupuestos, son bastante desfavorables para poder dejar volar la imaginación.

Encontrar esta creatividad es, a menudo, difícil. No obstante, en Eternum Events siempre buscamos la inspiración de creaciones relacionadas con el sector para poder dar el empuje necesario a nuestros actos, aunque os confesamos que, muchas veces, lo que mejor funciona es un buen brainstorming con las compañeras de oficina.

Como bien dice nuestro eslogan, creamos para emocionar y, por eso, en cada proyecto nuevo, nos centramos en crear experiencias inolvidables para nuestros clientes.

¿Has oído alguna vez las expresiones: “El trabajo es mi segunda casa” o “Mis compañeros son mi segunda familia”? Probablemente sí. Y es por eso que queremos dar importancia al tiempo que pasamos trabajando y al tiempo que invertimos en nuestras familias.

Desde Eternum Events queremos transmitir la ideología “family friendly” y hemos creado el “Family Day” para empresas. Se trata de un evento con un objetivo muy claro: mejorar el ambiente laboral y el vínculo familia-empresa.

El Family Day es un día para disfrutar. Es un día de familia, ya sea la primera, la segunda o la tercera. Un día para incentivar a los trabajadores de cualquier empresa, para mejorar las relaciones dentro y fuera de ésta y, en definitiva, para reforzar los valores que la empresa quiera transmitir.

Es una idea de jornada que nació en los Estados Unidos como una manera de incentivar y motivar a los trabajadores. Así que queremos dar esta oportunidad tan especial desde Eternum Events para que nuestros ya clientes o potenciales clientes puedan disfrutarla y puedan aumentar su emotional income.*

El Family Day es un evento especial que organizan las empresas para que sus empleados puedan disfrutar de un día en familia, normalmente dentro de las instalaciones donde trabajan. Durante el día se realizan todo tipo de actividades infantiles y familiares para que puedan pasarlo bien juntos 12.

Quieres saber cuales son los beneficios del Family Day para las empresas?

Entre los beneficios empresariales del Family Day se encuentran:

• Mejora el ambiente laboral y la motivación de los trabajadores.
• Muestra al equipo que la empresa se preocupa por su bienestar y el de sus familias, lo que incentiva a mejorar la lealtad y el compromiso de los trabajadores con la empresa.
• Refuerza la cultura corporativa y la imagen de la empresa.
• Crea un vínculo entre la familia y el entorno laboral.
• Reduce el posible estrés de los trabajadores.
• Aumenta la productividad.
• Diferencia a la empresa de otras.
• Fideliza a los trabajadores.

Cuales son los factores claves.

En primer lugar, es importante elegir una fecha que sea conveniente para la mayoría de los trabajadores y sus familias. Es importante tener en cuenta que es un día festivo para los trabajadores, por lo que se debe encontrar el equilibrio para que podamos contar con la máxima asistencia posible. También es esencial elegir un lugar que sea accesible para todos, planificando actividades que sean divertidas y adecuadas para todas las edades, sin dejar de lado que el horario sea el más adecuado para todos (¡no haremos madrugar a nadie en un día festivo, ¿verdad?) .

¿Por qué celebrarlo con nosotros?

Eternum Events quiere ayudar a todas aquellas empresas que tienen, entre sus valores, el trabajo en equipo y el buen ambiente laboral y, es por eso que incorporamos este nuevo concepto de evento. Nosotros os ayudamos en todo y estamos en contacto con todos los proveedores implicados, desde el inicio hasta el final.

Eternum Events idea, piensa, crea, contacta y lo hace todo para que vosotros no tengáis que invertir tiempo en un acto que está siendo un éxito en todo el mundo. ¿Y vosotros? ¿Os lo vais a perder?

*Emotional Income: Es un término que se utiliza para describir los beneficios no monetarios que un empleado recibe de su trabajo. Incluye cosas como la satisfacción laboral, el equilibrio entre la vida laboral y personal y un sentimiento de propósito. Es importante ya que puede ayudar a los empleados a sentirse más comprometidos y motivados en el trabajo.

Si alguna vez os han invitado a un evento y habéis tenido la oportunidad de estar cerca del equipo organizativo, probablemente sabréis de lo que os hablamos.

En la entrada del blog de hoy os queremos compartir algún vocabulario profesional de nuestro sector, que podéis ir adquiriendo durante este 2023.

Si queréis terminar formando parte de este mundo, te ponemos tu objetivo un poco mas fácil.

Con nuestros años de experiencia, hemos ido adquiriendo nuevas palabras, muchas de ellas anglicismos. A continuación, os dejamos un listado de 10 palabras que mas utilizamos en nuestro dia a dia (y así no tendréis que googlearlo 😊)

1. ASAP: acrónimo inglés que significa As Soon As Possible, tan pronto como sea posible.

2. Atrezzo: objetos, accesorios o vestuario utilizado para decorar un espacio o  que aquellos que utilizan ponentes, actores o animadores.

3. B2B – business to business: transacciones comerciales entre empresas

4. Brainstorming: “tormenta de ideas” o técnica grupal que promueve el desarrollo de nuevas propuestas acerca de un cierto asunto.

5. Chyron  /cairon/: pequeños rótulos o recuadros que muestran  nombre  del ponente, empresa, puesto, u otra información adicional  y que se utiliza en webcasting para informar al espectador.

6. Fee: tarifa, honorario en inglés.

7. Feedback: retroalimentación, conjunto de reacciones, respuestas u opiniones que nos da un interlocutor.

8. Gobo: disco metálico perforado o de vidrio resistente a altas temperaturas, características que permiten realizar proyecciones de gran tamaño.

9. Lanyard: cinta o cuerda para el cuello cuyo fin es sujetar el badge.

10. Mailing: herramienta de marketing que permite llegar en forma personalizada a integrantes de una base de datos y obtener una respuesta medible.

Va, y una de propina 😊

11. Venue: Espacio, lugar, recinto y/o sede donde se celebra un evento.

¿Conocíais alguna? Seguro que si! Ya tenéis un primer empujón para los amantes de este sector, y por los que no, “el saber no ocupa lugar” 😉

¡Por muchos momentos eternos!

Hasta pronto 😊