A partir de nuestra experiencia organizando múltiples congresos, y muchas veces aprendiendo base de prueba y error, creemos que hemos descubierto las claves para hacer que tu congreso destaque entre los demás y los asistentes no se olviden de él. A continuación, os dejamos nuestros consejos.
Celebrar el congreso en un espacio distinto al habitual puede ser una forma de hacer que tu evento sea más original, creativo y memorable. Un espacio distinto puede estimular los sentidos, la imaginación y la curiosidad de los asistentes. Os dejamos por aquí un secretito, y es que a veces, el espacio hace el evento.
Pero, ¿qué tipo de espacio distinto puedes elegir para tu congreso? Hay muchas opciones posibles, dependiendo del tema, del presupuesto y de la disponibilidad. Os animamos a que penséis out of the box y os planteéis cualquier tipo de espacio, aunque parezca no-convencional… Desde museos, parques al aire libre o castillos, lo importante es que elijas un espacio que sea coherente con el tema de tu congreso, que sea accesible para los asistentes y que te permita cumplir con los objetivos de tu evento.
Si no tenemos la oportunidad o los recursos para mover todo el congreso a un espacio novedoso, podemos externalizar alguna parte del congreso como, por ejemplo, el Welcome Reception, algún taller práctico o la cena de bienvenida.
En Eternum Events, por ejemplo, organizamos el Welcome Reception de los EMYA 2023 en la terraza mirador 360º arriba del ayuntamiento de Barcelona, acompañado de una cena cocktail y una DJ que ambientó todo el momento.
Otro ejemplo que podemos compartiros desde Eternum Events es el “Congreso Puerto Sostenible” que organizamos en Bilbao, coordinando también la cena de Gala en el Museo Guggenheim de Bilbao, un espacio emblemático que sorprendió a todos los asistentes.
Si nos adentramos a la estructura del congreso, destacaríamos que las ponencias de una hora o dos de duración han acabado. La nueva tendencia es hacer ponencias de 30-45 minutos. De esta forma, nos aseguramos de darle más dinamismo al congreso. Esto nos permitirá tener más ponentes, tener más tiempo para hacer otro tipo de actividades o bien, añadir más pausas (que también son muuuy necesarias).
Para que tu congreso sea más original, lo que debemos hacer es utilizar formatos innovadores para las presentaciones. Los formatos tradicionales, así como las ponencias, las mesas redondas o los paneles de expertos pueden resultar aburridos o monótonos para los asistentes. Es por eso, que puedes optar por formatos más dinámicos y atractivos como las charlas TED, las presentaciones Pecha Kucha (presentaciones rápidas con un mensaje claro y directo), las entrevistas en vivo, las demostraciones prácticas, etc. Estos formatos te permitirán captar la atención de los asistentes, generar debate y provocar emociones.
Otra idea diferente e innovadora es el Visual Thinking. Se trata, tal y como nos explica la experta Elena Urizar “de una técnica de representación gráfica utilizada para crear síntesis visuales en conferencias, talleres y reuniones. Escucha atentamente, identifica lo importante, la esencia de lo que se está tratando, mientras crea resúmenes visuales en directo, que contienen imágenes y texto que simbolizan lo que el ponente explica”.
Además, para mantener la originalidad del congreso, te proponemos incorporar actividades lúdicas que rompan la rutina y fomenten la participación y la interacción de los asistentes. Estas actividades pueden ser talleres, juegos, concursos, dinámicas de grupo, espectáculos, visitas guiadas, etc. Lo importante es que las actividades estén relacionadas con el tema del congreso y que aporten valor añadido a los asistentes, así creando un espacio para el networking.
Otro ejemplo es el paseo en barco por la ría de Bilbao que incorporamos como actividad lúdica después del primer día de congreso, tanto ponentes como asistentes tuvieron acceso a esta actividad.
No se trata de cambiar radicalmente la estructura del congreso, sino, simplemente de buscar un equilibrio entre lo tradicional e innovador.
Por último, no queremos dejar de lado los elementos sorpresa, como pueden ser regalos, sorteos, reconocimientos, invitados inesperados, etc. De esta forma, conseguiremos captar la atención del público. ¡Ah! No os olvidéis del merchandising del kit del congresista. Sed creativos e intentad dar algún detalle diferente a los que se dan en todos los eventos y que se adapte a la temática y valores de tu congreso.
Si habéis llegado hasta aquí, estamos seguras de que ya tenéis un poco más claro cómo hacer que vuestro congreso se diferencie de los demás. Y si, aun así, necesitáis un poco más de orientación, ya sabéis con quién contactar 😉 ¡Estaremos encantadas de ayudaros!
