Categoria: Blog

El passat divendres 24 de novembre, des d’ Eternum Events vam organitzar un acte pels treballadors d’ una empresa de Lleida, que partia d’una sola indicació inicial:

Organitzar una festa temàtica!

La nostra reacció instantània va ser clau: motivació activada de zero a cent en qüestió de mil·lèsimes de segon.

En aquest article, us deixem amb els avantatges i alguns exemples de festes temàtiques que puguin sorprendre als assistents, creant una experiència única, diferent i memorable.

 

Parlem del concepte i dels avantatges!

Un esdeveniment temàtic és el que es basa en una idea o ambientació especifica, que serveix com a fil conductor per tot l’acte. Des de la decoració fins al menjar, passant per la música, vestuari, activitats… Tot està adaptat i pensat en el tema escollit.

Aquests actes tenen molts avantatges, tant pels amfitrions com pels convidats:

• Aporta una atmosfera especial
• Crea un ambient únic que immediatament integra els assistents a l’experiència.
• Desafia als assistents a pensar de manera creativa, que genera converses interessants i moments inoblidables en l’entorn laboral.
• Involucra a tothom, de manera activa, participant amb la seva vestimenta o activitats temàtiques. Això afegeix emoció i diversió a la festa.
• És una manera de fer memorable l’esdeveniment. Els convidats acostumen a recordar més fàcilment els esdeveniments que destaquen i ofereixen activitats úniques.

 

Vols algunes idees? Segueix llegint-nos:

 

• Festa de Hollywood: Aquesta temàtica és perfecta per una nit plena de sofisticació i elegància. Els convidats podran vestir-se de la forma més elegant i sentir-se com autèntiques estrelles de cine, mentre gaudeixen d’un ambient amb llums brillants i decoracions a l’estil Hollywood.
• Festa dels anys vint amb un autèntic cabaret: Aquesta temàtica és ideal pels amants de la música, el ball i la diversió. Es pot recrear l’ambient dels anys 20 amb decoracions plomes, vestits ambientats, barrets, cigarros d’època… Els convidats poden gaudir d’un espectacle de cabaret amb música en viu i ball.
• Festa de Cirque du Soleil: És perfecta pels amants de les acrobàcies, l’art i la creativitat. Es pot crear un ambient de circ amb carpes, llums, globus i confeti.
• Musicals: Una festa temàtica d’algun musical és una forma divertida i original de celebrar un esdeveniment. Ambientar la teva festa amb la música, la decoració, el vestuari i les activitats relacionades amb aquest musical.

 

Ara ja no teniu excusa per no fer la vostra festa temàtica. A #EternumEvents sempre busquem la manera d’impressionar al nostre client, us ajudem a fer-ho possible?

A partir de la nostra experiència organitzant diversos congressos, i moltes vegades aprenent a base de prova i error, creiem que hem descobert les claus per fer que el teu congrés destaqui entre la resta i els assistents no l’oblidin. A continuació, us deixem els nostres consells.

Celebrar el congrés en un espai diferent a l’habitual pot ser una manera de fer que el teu esdeveniment sigui més original, creatiu i memorable. Un espai diferent pot estimular els sentits, la imaginació i la curiositat dels assistents. Us deixem per aquí un secret, i és que a vegades, l’espai fa l’esdeveniment.

Però, quin tipus d’espai diferent pots triar per al teu congrés? Hi ha moltes opcions possibles, depenent del tema, del pressupost i de la disponibilitat. Us animem que penseu out of the box i us plantegeu qualsevol tipus d’espai, encara que sembli no-convencional… Des de museus, parcs a l’aire lliure o castells, l’important és que triïs un espai que sigui coherent amb el tema del teu congrés, que sigui accessible per als assistents i que et permeti complir amb els objectius del teu esdeveniment.

Si no tenim l’oportunitat o els recursos per a moure tot el congrés a un espai nou, podem externalitzar alguna part del congrés com, per exemple, el Welcome Reception, algun taller pràctic o el sopar de benvinguda.

A Eternum Events, per exemple,vam organitzar el Welcome Reception dels EMYA 2023 a la terrassa mirador 360º de l’Ajuntament de Barcelona, acompanyat d’un sopar cocktail i una DJ que va ambientar tot el moment.

 

 

Un altre exemple que podem compartir-vos des d’Eternum Events és el “Congreso Puerto Sostenible” que vam organitzar a Bilbao, coordinant també el sopar de Gala en el Museu Guggenheim de Bilbao, un espai emblemàtic que va sorprendre a tots els assistents.

Si ens endinsem a l’estructura del congrés, destacaríem que les ponències d’una hora o dues de durada han acabat. La nova tendència és fer ponències de 30-45 minuts. D’aquesta manera, ens assegurem de donar més dinamisme al nostre congrés. Això ens permetrà tenir més ponents, tenir més temps per a fer un altre tipus d’activitats o bé, afegir més pauses (que són mooolt necessàries).

Per què el teu congrés sigui més original, el que hem de fer és utilitzar formats innovadors per a les presentacions. Els formats tradicionals, com són les ponències, les taules rodones o els panells d’experts poden resultar avorrits o monòtons per als assistents. És per això, que pots optar per formats més dinàmics i atractius com, per exemple,  les xerrades TED, les presentacions Pecha Kucha, les entrevistes en viu, les demostracions pràctiques, etc. Aquests formats et permetran captar l’atenció dels assistents, generar debat i provocar emocions.

Una altra idea diferent i innovadora és el Visual Thinking. Es tracta, tal com ens explica l’experta Elena Urizar “d’una tècnica de representació gràfica utilitzada per a crear síntesis visuals en conferències, tallers i reunions. Escolta atentament, identifica l’important, l’essència del que s’està tractant, mentre crea es resums en visuals en directe, que contenen imatges i text que simbolitzen el que el ponent explica”.

A més a més, per tal de mantenir l’originalitat et proposem incorporar activitats lúdiques que trenquin la rutina i fomentin la participació i la interacció dels assistents. Aquestes activitats poden ser tallers, jocs, concursos, dinàmiques de grup, espectacles, visites guiades, etc. L’important és que les activitats estiguin relacionades amb el tema del congrés i que aportin valor afegit als assistents, així creant un espai per al networking.

 

Un altre exemple es el passeig en barca per el riu de bilbao que vam incorporar com a activitat lúdica després del primer dia de congrés, tant ponents com assistentes van tenir accés a aquesta activitat.

 

No es tracta de canviar radicalment l’estructura del congrés, sinó, simplement de buscar un equilibri entre el tradicional i innovador.

Per últim, no volem deixar de banda els elements sorpresa, com poden ser regals, sortejos, reconeixements, convidats inesperats, etc. D’aquesta manera aconseguirem captar l’atenció del públic. Ah! No us oblideu del marxandatge del kit del congressista Sigueu creatiu i intenteu donar algun detall diferent als que es donen en tots els esdeveniments i que s’adapti a la temàtica i valors del teu congrés.

Si heu arribat fins aquí, estem segures que ja teniu una mica més clar com fer que el vostre congrés es diferenciï dels altres. I si, tot i així, necessiteu una mica més d’orientació, ja sabeu amb qui contactar 😉 Estarem encantades d’ajudar-vos!

Altres sectors vinculats al nostre, com son el màrqueting i la publicitat, reconeixen la rellevància de la creativitat, i tots els que ens dediquem a l’organització d’esdeveniments som també conscients de la necessitat que aquesta té en tot el procés previ a l’acte.

Com bé sabem, un acte és efímer i el que busquem en tot moment és que els nostres assistents recordin d’una forma especial el nostre esdeveniment. Per això, cada vegada més, li donem la importància que es mereix a la creativitat experiencial.

Com ho fem?

• Dissenyant propostes interactives que involucrin als assistents
• Aprofitant tots els recursos que ens aporta l’espai
• Plantejant entreteniments dins l’experiència global del mateix acte
• Creant una escenografia que segueixi un fil conductor de principi a fi
• Pensant sempre amb els colors i valors corporatius

Entre d’altres.

 

“La creació d’experiències és un dels punts més importants del briefing”

 

Per poder arribar a tenir un bon pla estratègic i organitzatiu, hem de validar el realisme de qualsevol idea i veure fins a quin punt podem fer-la possible. A vegades, alguns detalls com el temps de muntatge i/o pressupostos, són bastant desfavorables per poder deixar volar la imaginació.

Trobar aquesta creativitat és, sovint, difícil. No obstant això, a Eternum Events sempre busquem la inspiració de creacions relacionades amb el sector per poder donar l’empenta necessària als nostres actes, tot i que us confessem que, moltes vegades, el que millor funciona és un bon brainstorming amb les companyes d’oficina.

Com bé diu el nostre eslògan, creem per emocionar i, és per això que, a cada projecte nou, ens centrem en crear experiències inoblidables pels nostres clients.

Heu sentit mai les expressions: “La feina és la meva segona casa” o “Els meus companys són la meva segona família”? Probablement, sí. I és per això, que volem donar importància al temps que passem treballant i al temps que invertim per a les nostres famílies.

Des d’Eternum Events volem transmetre la ideologia “family friendly” i hem creat el “Family Day” per a empreses. Es tracta d’un esdeveniment amb un objectiu ben clar: millorar l’ambient laboral i el vincle família – empresa.

El Family Day és un dia per gaudir. És un dia de família, ja sigui la primera, la segona o la tercera. Un dia per incentivar als treballadors de qualsevol empresa, per millorar les relacions dins i fora d’aquesta i, en definitiva, per reforçar els valors que l’empresa vulgui transmetre.

És una idea de jornada que va néixer als Estats Units, com una manera d’incentivar i motivar als treballadors. Així que, volem donar aquesta oportunitat tan especial des d’Eternum Events, per tal que els nostres ja clients o potencials clients la puguin gaudir i puguin augmentar el seu emotional income*.

 

Vols saber quins són els beneficis del Family Day per a empreses?

El Family Day té innumerables beneficis empresarials, com millorar l’ambient laboral i la motivació dels treballadors. A més sa més, les empreses mostren al seu equip que es preocupen pel seu benestar i el de les seves famílies, fet que incentiva a millorar la lleialtat i el compromís dels treballadors amb l’empresa.

I encara hi ha més beneficis:

• Reforça la cultura corporativa i la imatge de l’empresa.
• Crea un vincle entre la família i l’entorn laboral.
• Redueix el possible estrès dels treballadors.
• Augmenta la productivitat.
• Diferencia a l’empresa d’altres.
• Fidelitza als treballadors.

 

Quins són els factors clau?

En primer lloc, és important triar una data que sigui convenient per a la majoria dels treballadors i les seves famílies. Hem de tenir en compte que no deixa de ser un dia festiu per als treballadors, per tant, s’ha de trobar l’equilibri per a que puguem comptar amb el màxim d’assistència possible. És essencial, també, triar un lloc que sigui accessible per a tots, planificant activitats que siguin divertides i adequades per a totes les edats, sense deixar de banda que l’horari sigui el més apte per a tots (no farem matinar a ningú en un dia festiu, no?).

 

Per què celebrar-ho amb nosaltres?

Eternum Events vol ajudar a totes aquelles empreses que tenen, entre els seus valors, el treball en equip i el bon ambient laboral i, és per això que incorporem aquest nou concepte d’esdeveniment. Nosaltres us ajudem en tot i estem en contacte amb tots els proveïdors implicats, des de l’inici fins al final.

Eternum Events idea, pensa, crea, contacta, i ho fa tot perquè vosaltres no hàgiu d’invertir temps en un acte que està sent un èxit arreu del món. I vosaltres? Us ho deixareu perdre?

 

 

*Emotional Income: És un terme que s’utilitza per descriure els beneficis no monetaris que un empleat rep del seu treball. Inclou coses com la satisfacció laboral, l’equilibri entre la vida laboral i personal i un sentiment de propòsit. És important ja que pot ajudar els empleats a sentir-se més compromesos i motivats en el treball.

 

Si us han convidat mai a algun esdeveniment i heu tingut l’oportunitat d’estar a prop de l’equip organitzatiu, probablement sabreu del què us parlem.

En l’entrada al bloc d’avui us compartirem algun vocabulari professional del nostre sector, que podeu anar adquirint durant aquest 2023.

Si vols acabar formant part d’aquest món, et posem el teu objectiu una mica més fàcil.

Amb els nostres anys d’experiència, hem anat adquirint noves paraules, moltes d’elles anglicismes. A continuació, us deixem un llistat de 10 de les paraules que més utilitzem en el nostre dia a dia (i així no haureu de googlejar-ho 😊):

 

1. ASAP: Anglicisme que significa As Soon As Possible, tan aviat com sigui possible.

 

2. Atrezzo: objectes, accessoris o vestuari usat per decorar un espai o aquells que utilitzen els ponents, actors o animadors.

 

3. B2B – business to business: transaccions comercials entre empreses.

 

4. Brainstorming: “tempesta d’idees” o tècnica grupal que promou el desenvolupament de noves propostes sobre un assumpte.

 

5. Chyron /cairon/: petits rètols o requadres que mostren el nom del ponent, empresa, càrrec o alguna informació addicional.

 

6. Fee: tarifa, honorari amb anglès.

 

7. Feedback: retroalimentació, conjunt de reaccions, respostes i opinions que ens dona l’interlocutor.

 

8. Gobo: Disc metal·litzat perforat o de vidre resistent a altes temperatures, característiques que permeten realitzar projeccions de grans dimensions.

 

9. Lanyard: cinta o corda pel coll amb l’objectiu de subjectar el badge.

 

10. Mailing: eina de màrqueting que permet arribar de forma personalitzada a integrants d’una base de dades i obtenir una resposta mediable.

 

Va, i una de propina 😉

11. Venue: espai, lloc, recinte i/o seu on es celebra un esdeveniment.

 

En coneixíeu alguna? Segur que sí! Ja teniu una primera empenta pels amants d’aquest sector, i pels qui no, “el saber no ocupa lugar” 😉

 

Per molts moments eterns!

 

Fins aviat 🙂

L’espai que s’utilitza per a crear un esdeveniment és una peça molt important d’aquest mateix procés, és per això que, els últims dos esdeveniments que hem realitzat han estat molt especials per nosaltres i pels nostres clients.

Durant el mes passat, vam tenir el plaer d’organitzar l’esdeveniment del 60è Aniversari de Central Agrícola BOVI i el Dinar de socis de Fruits de Ponent, on vam poder gaudir dels actes al mateix espai on, dia a dia, els nostres clients hi treballen.

Per nosaltres va ser tot un repte transformar aquest espai tan comú on la gent treballava en la zona que, hores després, gaudirien d’aquelles jornades tan especials.

D’una banda, és el cas del 60è Aniversari de Central Agrícola BOVI, el Ferran Bonet i el Miquel Torà, socis de l’empresa, ens van oferir la seva nau industrial com a espai per acollir l’acte.

El nostre equip creatiu es va encarregar de crear un espai on hi van tenir lloc les diferents accions de la jornada, iniciant per una rebuda dels assistents amenitzada per un saxofonista, continuant amb els parlaments, homenatges i molts moments d’emocions amenitzats pel mestre de cerimònies, l’Enric Company. A més a més, vam utilitzar la maquinària i el material de la nau com a taules, cadires etc., de la mà de l’equip de CAL GUMER, que van saber donar l’últim “toc” d’originalitat amb els FOOD TRUCKS i el servei exquisit.

D’altra banda, el Dinar de Socis de Fruits de Ponent, sota el lema “Retrobem-nos”. També organitzat a la mateixa cooperativa, on juntament amb les 25 taules que formaven un espai únic, hi havia un escenari i palets decoratius que formaven una perfecta harmonia.

No cal dir doncs, que per nosaltres, apart d’un repte, ha estat un èxit haver transformat aquests espais de treball en esdeveniments únics, que van fer sentir la proximitat i l’emoció dels assistents, sense deixar-los indiferents.

“ELS PETITS DETALLS MARQUEN LA DIFERÈNCIA”

En els esdeveniments, com en les persones, la grandesa està en els petits detalls.

Aquests són els que, a priori, ens poden semblar insignificants, però que, en el fons, marquen el resultat de l’esdeveniment: èxit o fracàs.

Susana Martín, qui forma part de l’equip de BEON Worldwide, grup d’empreses líders en serveis integrals de comunicació, esdeveniments i publicitat, comenta clarament que: La organización de cualquier evento debe ser minuciosa y sincronizada, prestando atención a los grandes aspectos sin descuidar los pequeños detalles. Eso lo convierte en un éxito. Y es un valor diferencial. (Veure entrevista completa https://beonworldwide.com/es/entrevista-susana-eventos/).

No hi ha una recepta definida ni un guió a seguir, però, com en tot en la vida, aquí també existeixen les claus que ens poden ajudar a tocar el cel:

Tenir ben definit l’objectiu principal de l’empresa i esdeveniment.
Tenir empatia amb el client des del primer moment i formar un equip amb ells. Si anem agafats de la mà arribarem més lluny.
Pensar i cuidar tots els detalls: La cerca de l’espai més adequat, l’elecció del càtering idoni per aquell acte, la decoració, el personal extra, la fotografia, l’equip tècnic… tots són necessaris per tal que un esdeveniment tiri endavant.
Saber transmetre la identitat i els valors de la marca. L’acte ha de ser el reflex de la companyia i, per tant, tindrem en compte detalls com: color, escenografia, disseny.
Efecte WOW (efecte sorpresa): hem d’intentar anar un pas més enllà. Hem de buscar camins que ens permetin aconseguir l’impacte que volem generar als nostres clients potencials, satisfer les seves necessitats, enamorar-los i sorprendre’ls. Només així aconseguirem que l’esdeveniment sigui recordat.

Organitzar un esdeveniment és clau per tal d’afavorir la proximitat entre empresa i client que, en definitiva, permeti la creació d’experiències reals amb una única finalitat: el creixement d’una marca.

Ens deixes ajudar-te?

Rosa i Noret

Aquest blog neix de la voluntat de voler compartir amb tots vosaltres una mica sobre la nostra digna, seria i apassionant professió de l’organització integral d’esdeveniments. El nostre sector està ple d’enamorats del seu ofici. Tot i estar en el TOP 10 des de fa 3 anys com una de les feines més estressants (http://forbes.es/listas/3803/los-diez-trabajos-mas-estresantes-en-2016/6/), els event planners o event coordinators estem (molt) orgullosos de la nostra feina. Haver de prendre decisions a l’instant, gestionar imprevistos, la pressió del directe… són factors que no ens ho posen fàcil però que, a la vegada, ens fa augmentar el nivell d’adrenalina i fa que la nostra feina no ens agradi, sinó que ens encanti! I és per això que nosaltres, la Rosa i la Noret, hem creat “Eternum Events Agency”, una empresa especialitzada en l’organització integral d’esdeveniments de diferents tipologies:

• Empresarials
• Institucionals
• Conferències i xerrades
• Llançament de productes
• Convencions i congressos
• Inauguracions
• Gastronòmics
• Culturals
• Benèfics
• Esportius i d’oci
• Brand Events
• De Networking

EL NOSTRE ESLÒGAN: CREEM PER EMOCIONAR

Creem experiències que es recordin, que emocionin. Volem que l’esdeveniment sigui una eina més en el procés de comunicació de les empreses, per tal de construir/consolidar marques fortes. El nostre objectiu se centra en què el missatge dels nostres clients impacti en una única direcció: crear experiències. És per això que produïm esdeveniments en què la interacció dels assistents hi juga un paper molt important.

COM HO FEM?

Treballem en col·laboració i complicitat amb els nostres clients, per reduir la seva inversió en temps i recursos en el procés de creació i producció de l’esdeveniment. Creem projectes personalitzats per a cada empresa o institució. Localitzem i seleccionem proveïdors directes. Estudiem cada briefing, bo i analitzant el perfil del client i els seus objectius. Som el suport del client i treballem integrades, com una extensió del seu equip. La nostra essència es basa en la cura pel més mínim detall, aconseguint que el client s’endugui un record eternum 

Moltes gràcies per formar part de la nostra il·lusió!

Rosa i Noret